Problemy biur rachunkowych powtarzają się i wynikają zwykle z organizacji, nie z braku wiedzy księgowej.
Brak jednego kanału dokumentów
Dokumenty przychodzące wieloma drogami naraz trzeba najpierw scalić i sprawdzić, czy czegoś nie ma podwójnie. To praca, która nie wnosi niczego i której nikt nie liczy, bo rozkłada się na drobne czynności w ciągu całego dnia. Ujawnia się dopiero przy pytaniu klienta, czy dokumenty dotarły — na które nie da się odpowiedzieć bez przeszukania kilku miejsc.
Ceny nieaktualizowane
Klient rośnie, dostarcza coraz więcej dokumentów, a cena zostaje taka jak przy podpisaniu umowy. To najczęstsza przyczyna spadku rentowności i jedna z trudniejszych do zauważenia, bo zmiana jest stopniowa i nie ma momentu, w którym rzuca się w oczy. Lekarstwem jest cykliczny przegląd i progi cenowe, opisane w tekście o wycenie usług biura.
Wiedza w jednej osobie
Ustalenia z klientem znane wyłącznie prowadzącemu księgowemu. Odejście oznacza wtedy odbudowywanie relacji od zera i zadawanie klientowi pytań, na które już raz odpowiedział. Sposoby zabezpieczenia opisuje tekst o rotacji pracowników i wiedzy. Wszystkie sprowadzają się do tego, żeby ustalenia lądowały przy kliencie, a nie w czyjejś pamięci.
Praca skumulowana na koniec okresu
Wszystko na ostatnie dni, bo klienci dostarczają dokumenty na ostatnią chwilę. To da się zmienić zapisem w umowie, przypomnieniami wysyłanymi automatycznie i kolejnością obsługi według wpływu dokumentów. Zwykle nikt tego nie robi, bo w szczycie nie ma czasu na zmiany, a poza szczytem problem przestaje boleć.
Przepisywanie danych ręcznie
Wprowadzanie faktur i operacji z wyciągu przez przepisywanie, przy dostępnych rozwiązaniach automatycznych. Ten błąd utrzymuje się najdłużej, bo praca jest wykonalna i nikt jej nie nazywa problemem. Widać go dopiero wtedy, gdy zestawi się czas na nią poświęcany z kosztem uruchomienia odczytu.
Brak pomiaru czasu
Bez pomiaru nie wiadomo, którzy klienci są rentowni ani gdzie leży wąskie gardło. Decyzje o cenie i o tym, co usprawniać, podejmuje się wtedy na wyczucie, a wyczucie zwykle wskazuje na klienta, który ostatnio zadzwonił, a nie na tego, który kosztuje najwięcej. Punkt wyjścia opisuje tekst o rentowności klienta biura.
Błąd przy naprawianiu błędów
Najczęstszy z całej listy: kupowanie narzędzia, zanim uporządkuje się proces. Odczyt dokumentów wdrożony przy kilku równoległych kanałach dostarczania i skanach w przypadkowej jakości daje wynik, który trzeba sprawdzać w całości, a ocena wdrożenia opiera się wtedy na rezultacie przesądzonym z góry. Kolejność jest odwrotna: najpierw kanał i forma dokumentów, potem narzędzie. Ta sama zasada dotyczy portalu, kontroli kompletności i wszystkiego, co przetwarza materiał przysłany przez klienta.
