Wygasły certyfikat albo niezapłacona domena zatrzymują firmę natychmiast i całkowicie. Są to zarazem najłatwiejsze do uniknięcia awarie, jakie istnieją.
Co ma termin ważności
- certyfikaty stron i poczty,
- rejestracje domen,
- licencje i subskrypcje,
- umowy wsparcia i gwarancje sprzętu,
- klucze dostępowe do usług zewnętrznych,
- podpisy elektroniczne.
Do listy dochodzą rzeczy mniej oczywiste: hasła kont technicznych z wymuszoną rotacją, tokeny integracji ze sklepem i kurierami, certyfikaty do systemów administracji publicznej. Wszystkie mają tę samą cechę — działają bez zarzutu do ostatniego dnia.
Skąd brać terminy
Najlepiej z samego źródła, nie z notatki. Datę ważności certyfikatu da się odczytać z serwera, datę wygaśnięcia domeny z rejestru, koniec subskrypcji z panelu dostawcy. Odczyt automatyczny nie rozjeżdża się z rzeczywistością po zmianie, której ktoś zapomniał odnotować. Ręczna lista ma sens tam, gdzie danych nie da się pobrać — przy umowach i gwarancjach.
Ostrzegać z zapasem
Jedno przypomnienie na tydzień przed terminem to za mało, jeśli odnowienie wymaga decyzji zakupowej albo weryfikacji. Rozsądne są trzy: z wyprzedzeniem miesięcznym, tygodniowym i dwudniowym.
Przy umowach rocznych warto ostrzegać jeszcze wcześniej, bo zmiana liczby stanowisk czy rezygnacja z części licencji bywa możliwa wyłącznie przed odnowieniem. Przypomnienie przychodzące po automatycznym przedłużeniu jest już tylko informacją o wydatku.
Do kogo trafia przypomnienie
Do osoby, która może podjąć decyzję, i do jej zastępcy. Przypomnienie wysyłane na skrzynkę ogólną trafia do wszystkich, czyli do nikogo. Przy terminach wymagających płatności odbiorcą powinien być też ktoś z księgowości — przeoczenia częściej wynikają z braku faktury niż z braku wiedzy o terminie.
Odnawianie automatyczne
Rozwiązuje problem tam, gdzie jest dostępne — pod warunkiem, że karta płatnicza jest aktualna. Wygasła karta zamienia automatyczne odnowienie w cichą awarię.
Dlatego data ważności karty firmowej powinna być na tej samej liście co reszta terminów. Warto też sprawdzić, na czyj adres przychodzą powiadomienia o nieudanej płatności — jeśli na skrzynkę osoby, która odeszła, wiadomość nie dotrze nigdzie.
Certyfikaty krótkoterminowe
Odnawiane automatycznie co kilkadziesiąt dni. Wymagają monitorowania samego mechanizmu odnawiania — jego awaria ujawnia się dopiero po wygaśnięciu.
Kontrola powinna sprawdzać rzeczywistą datę ważności certyfikatu, który serwuje strona, a nie to, czy zadanie odnawiające się wykonało. To dwie różne rzeczy: zadanie może kończyć się powodzeniem, a certyfikat nie zostać przeładowany przez serwer. Taka kontrola należy do monitoringu i jest jedną z prostszych do uruchomienia.
Kto jest właścicielem
Domena zarejestrowana na prywatne konto pracownika staje się problemem przy jego odejściu. Ewidencja powinna zawierać nie tylko termin, ale też właściciela i miejsce zarządzania.
Warto to sprawdzić zawczasu, a nie w momencie, w którym trzeba coś zmienić. Przeniesienie domeny bez współpracy osoby widniejącej jako abonent bywa długie i formalne. Ta sama uwaga dotyczy kont u dostawców usług i certyfikatów wystawionych na osobę fizyczną.
