Odczyt bez zapisu do systemu jest połową rozwiązania. Druga połowa decyduje o tym, czy ktokolwiek zaoszczędzi czas.
Wynik w stałej postaci
Model powinien zwracać dane w ustalonej strukturze, a nie w tekście do przeczytania. To warunek zapisania ich automatycznie.
Struktura obejmuje także pola puste. Brak danej musi być zapisany jako brak, a nie pominięty — inaczej program przyjmujący dane nie odróżni sytuacji „nie było tego na dokumencie" od „nie udało się tego odczytać". To dwie różne rzeczy i prowadzą do dwóch różnych decyzji.
Mapowanie na pola systemu
Każda odczytana wartość musi mieć swoje miejsce w dokumencie systemowym. Rozbieżności między nazewnictwem rozstrzyga się raz, przy wdrożeniu. To zwykle najbardziej pracochłonna i najmniej efektowna część projektu. Wymaga rozmowy z osobą, która dziś wprowadza dokumenty ręcznie — tylko ona wie, dlaczego pewne pola wypełnia się inaczej, niż sugeruje ich nazwa.
Dopasowanie do słowników
Dostawca, towar, stawka podatku, sposób płatności. Wartość odczytana musi zostać dopasowana do istniejącej kartoteki, a nie zapisana jako tekst.
Dopasowanie warto oprzeć na identyfikatorze, nie na nazwie: numer podatkowy dla kontrahenta, symbol albo kod kreskowy dla towaru. Nazwy w kartotece i na dokumencie prawie nigdy nie są identyczne, a im dłużej firma pracuje, tym więcej wariantów tej samej nazwy krąży po dokumentach.
Przy towarach pomaga tablica powiązań: symbol dostawcy z jednej strony, indeks własny z drugiej. Raz uzupełniona przy pierwszym dokumencie, działa przy każdym następnym.
Pozycje nierozpoznane
Towar spoza kartoteki, dostawca nieznany. Dokument trafia wtedy do kolejki wymagającej decyzji, a nie zostaje odrzucony.
Skuteczność nigdy nie jest pełna, więc taka kolejka jest stałym elementem rozwiązania, nie objawem niedoróbki. Warto zaplanować, kto ją przegląda i jak często. Kolejka bez właściciela zapełnia się w dwa tygodnie i przestaje kogokolwiek obchodzić, a dokumenty w niej po prostu nikną. Sposób oceniania, co do niej kierować, opisuje tekst o kontroli poprawności odczytu.
Dokument roboczy
Zapis jako niezatwierdzony, do przejrzenia przez człowieka. Automatyczne księgowanie bez akceptacji jest ryzykiem, którego nie warto podejmować. Odpowiedzialność za dokument w systemie ponosi ten, kto go zatwierdził, i nie zmienia tego sposób, w jaki dane tam trafiły. Rola narzędzia kończy się na przygotowaniu zapisu.
Powiązanie z oryginałem
Skan dołączony do dokumentu w systemie. Bez tego weryfikacja wymaga szukania pliku w innym miejscu. Przy polach oznaczonych jako niepewne warto pójść dalej i wskazać stronę oraz fragment, z którego wartość pochodzi. Sprawdzenie trwa wtedy chwilę zamiast minuty, a przy dużej liczbie dokumentów robi to różnicę większą niż wybór samego narzędzia do odczytu — o czym więcej w tekście o odczycie faktur zakupowych.
