Dokumenty zmieniają się bez uprzedzenia. Dostawca przechodzi na nowy system i od poniedziałku jego faktury wyglądają inaczej.
Obserwacja jakości
Udział dokumentów wymagających poprawki, mierzony co tydzień. Nagły wzrost wskazuje zmianę po stronie źródła. Pomiar musi być automatyczny i widoczny bez proszenia kogokolwiek o zestawienie. Wskaźnik, po który trzeba się zgłaszać, przestaje być sprawdzany po miesiącu.
Podział na wystawców
Spadek jakości dotyczy zwykle jednego dostawcy, nie całości. Bez rozbicia na wystawców widać tylko rozmytą średnią. Ten sam podział przydaje się do rozmowy z kontrahentem: konkretna informacja, że od danej daty jego dokumenty przestały być czytelne, działa lepiej niż ogólna prośba o lepsze skany.
Nowi dostawcy
Przy podejściu opartym na rozumieniu treści zwykle nie wymagają żadnego działania. Warto jednak sprawdzić pierwsze dokumenty. Dobrym nawykiem jest kierowanie wszystkiego od nowego wystawcy do ręcznego przejrzenia, dopóki nie przejdzie kilku dokumentów bez poprawki. Kosztuje to niewiele, a wychwytuje przypadki nietypowe zanim wejdą do obiegu. Skąd bierze się ta odporność, opisuje tekst o dokumentach o zmiennym układzie.
Zmiany po stronie modelu
Aktualizacja modelu może zmienić wyniki, także na gorsze. Zestaw sprawdzający uruchamiany po każdej zmianie jest tu obowiązkowy. Dotyczy to również zmian, o których nikt w firmie nie decydował — dostawca usługi potrafi wprowadzić je sam, bez pytania i bez zapowiedzi.
Zestaw sprawdzający
Kilkadziesiąt dokumentów z poprawnie odczytanymi wartościami. Podstawa wszelkich porównań i jedyny sposób wykrycia regresu. Powinien zawierać także dokumenty trudne: słabo czytelne, nietypowe, takie, które kiedyś sprawiły kłopot. Zestaw złożony z samych przykładów wzorowych zawsze wypada dobrze i niczego nie mówi. Uzupełnia się go w miarę pracy: każdy dokument, który sprawił kłopot, trafia do zestawu razem z poprawnym odczytem.
Gdy jakość spada
Skuteczność nigdy nie jest pełna i nie jest stała. Reakcja zaczyna się od ustalenia, co się zmieniło: dokumenty, sposób ich dostarczania czy samo narzędzie. Dopóki to nie jest rozstrzygnięte, poprawianie ustawień tylko zaciera obraz.
Na czas wyjaśniania rozsądnie jest zaostrzyć próg pewności, żeby więcej dokumentów szło do sprawdzenia. Kosztuje to czas, ale nie kosztuje błędnych zapisów w systemie. Odpowiedzialność za dane pozostaje przy firmie także wtedy, gdy przyczyna leży po stronie dostawcy narzędzia — i to firma tłumaczy się z błędnie zaksięgowanego dokumentu.
Poprawki użytkowników
Zapisywane i analizowane. Powtarzające się poprawki tego samego pola wskazują konkretny problem do usunięcia. To najtańsze źródło wiedzy o rozwiązaniu, bo powstaje samo — pod warunkiem, że poprawki są rejestrowane, a nie tylko nanoszone na dokumencie. Ich rolę w całym układzie opisuje tekst o kontroli poprawności odczytu.
