Jakość skanu decyduje o wyniku bardziej niż wybór narzędzia. Poprawa źródła bywa tańsza niż zmiana rozwiązania.
Typowe przyczyny
- zdjęcie dokumentu telefonem pod kątem,
- skan w zbyt niskiej rozdzielczości,
- kopia kopii z widocznym rastrem,
- faks albo wydruk termiczny,
- pieczątka nałożona na tekst.
Warto zebrać dokumenty, przy których odczyt zawiódł, i posortować je według przyczyny. Zwykle okazuje się, że większość pochodzi od kilku nadawców albo z jednego urządzenia. To zawęża problem do czegoś, co da się załatwić rozmową albo wymianą sprzętu, zamiast szukaniem lepszego narzędzia.
Poprawa obrazu przed odczytem
Wyprostowanie, wyrównanie kontrastu, usunięcie tła. Kilka prostych operacji potrafi podnieść skuteczność odczytu o kilkanaście punktów.
To warstwa działająca niezależnie od wybranego narzędzia i zwykle niewymagająca dużej pracy. Ma jednak granicę: przetwarzanie obrazu potrafi wydobyć informację przygaszoną, ale nie potrafi wymyślić informacji, której na obrazie nie ma.
Osobną korzyścią jest powtarzalność. Gdy wszystkie dokumenty przechodzą przez ten sam zestaw operacji, wynik przestaje zależeć od tego, kto i czym skanował. Łatwiej wtedy ocenić, czy pogorszenie jakości wynika ze źródła, czy ze zmiany po stronie rozwiązania.
Rozdzielczość źródła
Trzysta punktów na cal jest praktycznym minimum. Poniżej tego żadne przetwarzanie nie odtworzy brakującej informacji. Ustawienie skanera bywa jedyną rzeczą, którą trzeba zmienić, żeby wynik ruszył z miejsca. Warto też sprawdzić, czy urządzenie nie zapisuje dokumentów w trybie mocno zmniejszającym plik — oszczędność miejsca kosztuje tu czytelność cyfr.
Sygnalizowanie niepewności
Narzędzie powinno oznaczać pola odczytane niepewnie zamiast podawać wynik jako pewny. To rozstrzyga o bezpieczeństwie całego rozwiązania.
Rozwiązanie, które zawsze zwraca wartość, jest gorsze od takiego, które czasem mówi „nie wiem". Skuteczność nigdy nie jest pełna, więc pytanie nie brzmi, czy pomyłki wystąpią, tylko czy będą widoczne. Pole oznaczone jako niepewne kosztuje chwilę pracy. Pole podane błędnie jako pewne kosztuje wyjaśnianie przelewu na niewłaściwy rachunek. Zasady kierowania takich dokumentów opisuje tekst o kontroli poprawności odczytu.
Poprawa u źródła
Prośba do dostawców o przesyłanie dokumentów elektronicznie usuwa problem całkowicie. Warto zacząć od tego. Zwykle wystarczy jedna wiadomość z adresem skrzynki, na którą mają trafiać pliki. Część kontrahentów przejdzie na plik od razu, bo dla nich też jest to prostsze niż drukowanie i wysyłka.
Granica
Dokumenty nieczytelne dla człowieka nie zostaną odczytane przez narzędzie. Trafiają do obsługi ręcznej i to jest właściwe rozwiązanie.
Odpowiedzialność za takie dokumenty pozostaje po stronie firmy: ktoś musi je obejrzeć, wpisać dane i podpisać się pod nimi. Jeśli tej grupy jest dużo, taniej wychodzi uporządkowanie sposobu, w jaki dokumenty do firmy wpływają, niż kupowanie kolejnego narzędzia. Ten rachunek opisuje tekst o koszcie analizy dokumentów a koszcie przepisywania.
