Wykrycie, czy dokument został podpisany, jest zadaniem prostym i bardzo praktycznym. Ocena, czy podpis jest prawdziwy — zupełnie innym.
Obecność, nie autentyczność
Narzędzie stwierdza, że w miejscu podpisu coś się znajduje. Nie potwierdza, kto podpisał ani czy podpis jest prawdziwy.
To rozróżnienie warto powiedzieć wprost przy wdrożeniu, bo bywa źródłem nieporozumień. Wynik „podpisano" oznacza wyłącznie tyle, że pole nie jest puste. Odpowiedzialność za ocenę, czy dokument jest ważny, pozostaje po stronie osoby, która go przyjmuje.
Kontrola kompletności
Czy podpisano wszystkie wymagane miejsca, czy parafowano każdą stronę, czy jest pieczęć. Typowa przyczyna zwracania dokumentów.
Kontrola wymaga listy miejsc wymaganych dla danego rodzaju dokumentu. Bez niej narzędzie widzi tylko, że gdzieś są podpisy, a nie że brakuje jednego z trzech. Listę przygotowuje się raz, przy okazji porządkowania wzorców.
Podpis na tekście
Pieczątka nałożona na treść utrudnia odczyt pola pod spodem. To jedna z częstszych przyczyn błędów w dokumentach papierowych. Pole zasłonięte powinno zostać oznaczone jako niepewne, a nie odczytane na siłę — więcej o tym w tekście o skanach złej jakości.
Podpis elektroniczny
Weryfikowany technicznie, nie wizualnie. To osobny mechanizm i znacznie pewniejszy niż jakakolwiek analiza obrazu. Jeśli kontrahent może podpisywać elektronicznie, warto go o to poprosić. Znika wtedy zarówno pytanie o obecność podpisu, jak i o jego prawdziwość.
Data przy podpisie
Często wpisywana odręcznie i często pomijana przy odczycie. Bywa rozstrzygająca dla biegu terminów.
Jeśli daty nie da się odczytać, lepiej zapisać ją jako nieustaloną niż podstawić datę wpływu dokumentu. Podstawiona data wygląda w systemie jak prawdziwa i nikt jej później nie zakwestionuje, a od niej liczy się wypowiedzenie albo rękojmia.
Czego wykrycie nie rozstrzygnie
Skuteczność nigdy nie jest pełna, a przy podpisach pomyłka idzie w obie strony. Parafa bladym długopisem bywa niezauważona, a zagięcie kartki albo tło formularza wzięte za podpis.
Pierwszy przypadek generuje niepotrzebną korespondencję. Drugi jest groźniejszy, bo dokument niepodpisany wchodzi do obiegu jako kompletny i nikt tego już nie sprawdza. Dlatego przy dokumentach istotnych wynik traktuje się jak podpowiedź do sprawdzenia, a nie jak rozstrzygnięcie, i to człowiek potwierdza kompletność przy przyjęciu.
Zastosowanie praktyczne
Automatyczne wyłapywanie dokumentów niekompletnych przy przyjęciu, zanim trafią do obiegu. Oszczędza jednej tury korespondencji. Największy zysk daje przy dokumentach odsyłanych do kontrahenta i wracających: umowach, protokołach odbioru, potwierdzeniach salda. Każdy taki dokument, który wraca niekompletny i zostaje zauważony dopiero po tygodniu, kosztuje dwie kolejne wysyłki. Najlepiej działa jako element rozpoznawania dokumentu na wejściu — opisuje to tekst o klasyfikacji przychodzących dokumentów.
