Zanim dokument zostanie odczytany, trzeba wiedzieć, czym jest. Faktura, zamówienie i reklamacja idą trzema różnymi drogami.
Typy do rozpoznania
- faktura i korekta,
- zamówienie od klienta,
- dokument dostawy,
- umowa i aneks,
- reklamacja i zgłoszenie,
- korespondencja bez dokumentu.
Lista typów powinna odpowiadać obiegom, które w firmie faktycznie istnieją. Rozróżnienie, po którym nic dalej nie następuje, jest tylko dodatkowym miejscem na pomyłkę.
Najwięcej kłopotu sprawiają typy pokrewne: faktura i korekta, zamówienie i jego potwierdzenie, reklamacja i zwykłe pytanie. Różnią się jednym słowem w nagłówku albo znakiem przy kwocie, a idą zupełnie inną drogą. Warto sprawdzić właśnie te pary, zanim rozwiązanie ruszy.
Kierowanie do obiegu
Rozpoznany rodzaj wyznacza dalszą drogę: odczyt pól, przypisanie do działu, uruchomienie zatwierdzania. Klasyfikacja jest pierwszym krokiem całego obiegu. Błąd na tym etapie kosztuje więcej niż błąd w pojedynczym polu — dokument wędruje wtedy nie tam, gdzie trzeba, i wraca po kilku dniach.
Skan wielu dokumentów
Jeden plik zawierający kilka dokumentów jest częsty. Rozdzielenie na osobne dokumenty należy do tego etapu. Podpowiedzią bywa numeracja stron, powtórzony nagłówek albo pusta strona rozdzielająca. Gdy podziału nie da się ustalić pewnie, plik powinien trafić do człowieka w całości, zamiast zostać pocięty na chybił trafił. Źle rozdzielony skan daje dwa dokumenty niekompletne zamiast jednego do poprawienia, a to znacznie trudniej zauważyć.
Załączniki w wiadomościach
Podpis w stopce, logo, skan nieistotny. Rozpoznanie, który załącznik jest dokumentem, oszczędza przetwarzania i kosztów. Warto też sprawdzać treść samej wiadomości — bywa, że istotna informacja jest w niej, a nie w załączniku. Wiadomość i plik trzeba więc traktować razem, jako jedno zgłoszenie, i zachować powiązanie między nimi także po rozpoznaniu typu.
Dokumenty nierozpoznane
Trafiają do kolejki ręcznej z propozycją typu. Odrzucenie po cichu oznacza sprawy, o których nikt się nie dowie.
Skuteczność nigdy nie jest pełna, a klasyfikacja jest pierwszym sitem, więc tutaj rozstrzyga się, czy dokument w ogóle wejdzie do procesu. Kolejka musi mieć właściciela i być przeglądana codziennie. Odpowiedzialność za pismo, które przepadło, spoczywa na firmie, nie na narzędziu — dlatego rozwiązanie, które w razie wątpliwości pyta, jest lepsze od takiego, które w razie wątpliwości decyduje samo. Dalszy ciąg drogi dokumentu opisuje tekst o wyodrębnianiu danych do systemu.
Nauka z poprawek
Zmiany typu wprowadzane przez ludzi są materiałem do poprawy klasyfikacji. Warto je zapisywać. Powtarzający się wzorzec — na przykład korekty brane za zwykłe faktury — wskazuje konkretną rzecz do uzupełnienia w opisie typów. To ta sama zasada, którą stosuje się przy kontroli poprawności odczytu: poprawka użytkownika jest darmową informacją o tym, gdzie leży problem.
