Przepisywanie danych z dokumentów do systemu jest czynnością, która nie wnosi wartości i zajmuje w wielu firmach kilka etatów.
Gdzie leży oszczędność
Nie w samym odczycie, tylko w usunięciu kroku pośredniego. Dokument trafia do systemu bez człowieka przepisującego pola. Osoba, która wcześniej wystukiwała numery, patrzy teraz na gotowy dokument i decyduje, czy się zgadza. To inna praca i zajmuje inną ilość czasu.
Warto sprawdzić, gdzie ten czas dziś naprawdę ucieka. Zwykle nie w samym pisaniu, tylko w szukaniu: dopasowaniu dostawcy do kartoteki, odnalezieniu zamówienia, wyjaśnieniu rozbieżności. Automatyczny odczyt skraca pisanie. Szukanie skraca dopiero wtedy, gdy jest połączony z danymi firmy.
Co się nadaje
- faktury zakupowe i koszty,
- dokumenty dostawy i przewozowe,
- zamówienia od klientów,
- umowy i aneksy,
- protokoły i notatki ze spotkań.
Cecha wspólna: dokument jest powtarzalny i ktoś przenosi z niego dane w inne miejsce. Jednostkowe pismo, które czyta się raz i odkłada, kandydatem nie jest.
Dwie różne rzeczy
Odczyt zamienia obraz w tekst. Zrozumienie wskazuje, która liczba jest kwotą netto, a która terminem płatności. Dopiero drugie daje oszczędność.
Rozróżnienie przydaje się w rozmowie z dostawcą narzędzia. Pytanie „czy to czyta skany" prowadzi donikąd. Pytanie „skąd narzędzie wie, że ta liczba jest terminem płatności" prowadzi do sedna. Szerzej o tym w tekście o dokumentach o zmiennym układzie.
Skuteczność nigdy nie jest pełna
Żadne rozwiązanie nie odczyta poprawnie każdego dokumentu. Część pól wyjdzie niepewna, część dokumentów nie podda się w ogóle. Projekt planuje się więc wokół pytania, co dzieje się z takim dokumentem, a nie wokół tego, jak dobrze działa przypadek typowy.
Dokument nierozpoznany powinien trafić do kolejki, w której ktoś go zobaczy. Odrzucony po cichu znika, a firma dowiaduje się o nim z monitu od dostawcy. Dlatego kontrole projektuje się razem z odczytem, nie po nim — opisuje to osobny tekst o kontroli poprawności odczytu.
Czego nie załatwi
Decyzji o zaakceptowaniu dokumentu i rozstrzygnięcia wątpliwości. To pozostaje przy człowieku, a narzędzie ma mu tylko podać gotowe dane. Odpowiedzialność za zaksięgowaną fakturę ponosi ten, kto ją zatwierdził, a nie mechanizm, który ją odczytał. To argument za tym, żeby dokument trafiał do systemu jako roboczy, do przejrzenia.
Warunek opłacalności
Liczba dokumentów. Przy dwudziestu fakturach miesięcznie rachunek się nie domyka. Przy pięciuset — zamyka się w kilka miesięcy. Koszt wdrożenia jest jednorazowy i zależy głównie od tego, z iloma systemami trzeba się połączyć. Koszt przetwarzania rośnie wraz z liczbą dokumentów.
Gdy dokumentów jest mało, taniej wychodzi uporządkowanie obiegu i poproszenie dostawców o pliki elektroniczne. Narzędzie warto kupować dopiero wtedy, gdy proces jest już opisany i wiadomo, kto zatwierdza co.
