Faktura od zagranicznego dostawcy albo umowa po angielsku przestaje być przeszkodą organizacyjną. Zaczyna być kwestią kontroli jakości.
Odczyt niezależny od języka
Modele rozpoznają pola dokumentu niezależnie od języka, w którym są opisane. To działa dobrze dla języków europejskich.
Rozpoznanie opiera się na roli wartości w dokumencie, a nie na dopasowaniu etykiety do listy. Dlatego faktura w języku, którego nikt w firmie nie zna, bywa odczytana poprawnie, mimo że nikt nie potrafi jej przeczytać. To wygodne i jednocześnie kłopotliwe, bo sprawdzenie wyniku wymaga wtedy tłumaczenia.
Alfabety inne niż łaciński
Wymagają sprawdzenia. Jakość odczytu bywa wyraźnie niższa i warto ją zmierzyć przed wdrożeniem. Dotyczy to także dokumentów mieszanych, w których nazwy własne zapisano jednym alfabetem, a resztę drugim. Pomiar robi się na własnych dokumentach od tych konkretnych dostawców, bo wynik dla jednego kraju nic nie mówi o innym.
Tłumaczenie treści
Wystarczające do zrozumienia dokumentu. Przy dokumentach wiążących nie zastępuje tłumaczenia przysięgłego. Do spraw urzędowych i sądowych potrzebny jest dokument z pieczęcią tłumacza, a nie tekst przygotowany narzędziem.
Praktyczne rozwiązanie polega na rozdzieleniu dwóch celów. Do pracy codziennej — zrozumienia, o co chodzi w piśmie, i wprowadzenia danych do systemu — tłumaczenie automatyczne wystarcza. Do czynności formalnych zamawia się tłumaczenie przysięgłe, ale już wiedząc, których dokumentów to dotyczy.
Terminologia branżowa
Nazwy towarów i terminy techniczne wymagają listy uzgodnionych odpowiedników. Bez niej ten sam termin bywa tłumaczony na trzy sposoby. Lista powstaje raz i rośnie w miarę pracy. Jej brak najmocniej widać w kartotece towarowej, gdzie ta sama pozycja pojawia się pod kilkoma nazwami.
Różnice formalne
Zapis dat, separatory dziesiętne, oznaczenia podatku. Ich niewłaściwe rozpoznanie daje błędy o rząd wielkości. Kropka i przecinek zamieniają się rolami zależnie od kraju, a data zapisana samymi cyframi bywa czytana w dwóch przeciwnych porządkach.
Waluta
Symbol bywa niejednoznaczny. Kontrola zgodności waluty z kartoteką dostawcy usuwa najczęstszy błąd w tym obszarze. Warto dodać drugą kontrolę: kwota po przeliczeniu ma mieścić się w zakresie spodziewanym dla tego kontrahenta.
Gdy nie ma kto sprawdzić wyniku
Skuteczność nigdy nie jest pełna, a przy dokumentach obcojęzycznych dochodzi drugi problem: w firmie może nie być nikogo, kto oceni poprawność odczytu. Bezpieczeństwo opiera się wtedy na kontrolach, które działają bez znajomości języka — rachunkowych i słownikowych. Opisuje je tekst o kontroli poprawności odczytu.
Dokument, którego nie udało się rozpoznać ani sprawdzić rachunkowo, wymaga człowieka znającego język, a nie kolejnej próby automatu. Poza tym zasady są takie same jak przy odczycie faktur zakupowych: dokument roboczy, oznaczone pola niepewne, decyzja przy osobie zatwierdzającej.
