Archiwum papierowe jest kosztem, dopóki nie da się w nim niczego znaleźć bez wchodzenia do magazynu.
Co digitalizować
Nie wszystko. Dokumenty, do których ktoś sięga, i te objęte obowiązkiem przechowywania. Reszta może pozostać w kartonach.
Punktem wyjścia jest lista pytań, które faktycznie padają: gdzie jest ta umowa, kiedy kupiliśmy tę maszynę, co ustaliliśmy przy tamtej reklamacji. Zakres digitalizacji wynika z tych pytań, a nie z chęci uporządkowania wszystkiego przy okazji.
Skanowanie z odczytem
Skan bez warstwy tekstowej jest obrazem, którego nie da się przeszukać. To ta sama szuflada, tylko na dysku. Odczyt trzeba więc zaplanować razem ze skanowaniem, a nie odkładać na później. Powtórne przepuszczenie tysięcy plików kosztuje osobno i zwykle nikt się już tego nie podejmuje.
Wyszukiwanie w archiwum
Po treści, nie po nazwie pliku. Pytanie „gdzie jest umowa z dostawcą X z 2019 roku" powinno mieć odpowiedź w kilka sekund. Potrzeba do tego kilku danych opisujących każdy dokument: rodzaj, kontrahent, data, numer. Wydobywa się je przy digitalizacji, tym samym mechanizmem, który czyta treść. Sposób zadawania pytań opisuje tekst o wyszukiwaniu zapisów w umowach i regulaminach.
Jakość starych dokumentów
Wydruki termiczne blakną, kopie tracą kontrast. Część archiwum bywa nieczytelna także dla człowieka — warto to sprawdzić przed wyceną projektu. Przegląd kilkudziesięciu dokumentów z różnych lat pokazuje, czego się spodziewać. Przyczyny opisuje tekst o skanach złej jakości.
Co z dokumentem nieodczytanym
Skuteczność nigdy nie jest pełna, a przy starym papierze grupa dokumentów opornych bywa spora. Najważniejsze jest to, żeby taki dokument nadal był w zbiorze i dawał się odnaleźć — choćby po dacie, numerze pudła i krótkim opisie wpisanym ręcznie.
Dokument bez żadnego opisu przepada skuteczniej niż przed digitalizacją, bo karton przynajmniej stoi na półce i ktoś do niego zajrzy. Warto też zapisywać, dlaczego odczyt się nie udał. To podstawa decyzji, czy opłaca się ponowne skanowanie w lepszej jakości, czy raczej zostawienie oryginału w archiwum.
Porządkowanie przy okazji
Digitalizacja jest jedynym momentem, gdy ktoś przegląda całość. Dokumenty, których nie trzeba przechowywać, można wtedy zniszczyć zgodnie z zasadami.
Warto z tego skorzystać, bo drugi raz nikt tych kartonów nie otworzy. Przy okazji ustala się porządek, w jakim dokumenty mają być opisywane dalej — inaczej nowe pliki wracają do dawnego bałaganu, tylko szybciej.
Oryginały
Część dokumentów wymaga zachowania w formie papierowej. Digitalizacja ich nie zastępuje, tylko udostępnia. Warto z góry ustalić, które to dokumenty i gdzie leżą, żeby skan nie stał się jedynym śladem po czymś, co musi istnieć na papierze.
