Pytanie „czy w tej umowie jest klauzula o wyłączności" wymaga zwykle przeczytania czterdziestu stron. Albo kilkunastu sekund.
Pytanie zamiast przeglądania
Zapytanie sformułowane własnymi słowami, odpowiedź z fragmentem dokumentu i wskazaniem miejsca. To zmienia sposób pracy z dokumentacją.
Warunkiem jest to, żeby dokumenty leżały w jednym zbiorze i miały warstwę tekstową. Skan bez odczytu jest dla takiego mechanizmu niewidzialny — znajduje się w zbiorze, ale nie da się w nim niczego znaleźć.
Wskazanie źródła jest obowiązkowe
Odpowiedź bez cytatu i numeru paragrafu nie nadaje się do wykorzystania. Przy dokumentach wiążących trzeba móc sprawdzić.
Cytat pełni podwójną rolę: pozwala zweryfikować odpowiedź i pokazuje, na jakiej podstawie powstała. Odpowiedź, przy której nie ma czego otworzyć, i tak trzeba sprawdzić ręcznie, więc nie oszczędza niczego.
Pytanie o brak
„Czy jest zapis o karach za opóźnienie" — odpowiedź przecząca bywa równie ważna jak twierdząca. Model musi umieć powiedzieć, że czegoś nie ma.
To przypadek najtrudniejszy i najbardziej ryzykowny. „Nie znalazłem" i „nie ma" to dwa różne zdania, a narzędzia mają skłonność do wypowiadania drugiego, gdy prawdziwe jest pierwsze. Odpowiedź przecząca powinna być formułowana ostrożnie i przy ważnych sprawach zawsze sprawdzana w dokumencie.
Wiele dokumentów naraz
Pytanie zadane do całego zbioru umów: „w których mamy automatyczne przedłużenie". To zastosowanie o największej wartości praktycznej. Wynikiem powinna być lista dokumentów z fragmentami, a nie jedno zdanie podsumowujące. Kompletność zbioru rozstrzyga tu o wszystkim — trwałym rejestrem zajmuje się tekst o analizie umów.
Ograniczenie do źródeł
Odpowiedź wyłącznie na podstawie dokumentów, bez uzupełniania wiedzą ogólną modelu. Przy zapisach prawnych to warunek podstawowy. Model zapytany o typowy termin wypowiedzenia potrafi podać odpowiedź sensowną i całkowicie niezwiązaną z konkretną umową. Brzmi wiarygodnie i właśnie dlatego jest groźna.
Gdy zapis nie zostanie znaleziony
Skuteczność nigdy nie jest pełna. Pytanie może trafić w dokument, który nie został poprawnie odczytany, albo w sformułowanie opisujące tę samą rzecz zupełnie innymi słowami. Odpowiedź brzmi wtedy przecząco, choć zapis istnieje.
Ochroną jest podanie przy odpowiedzi listy przeszukanych dokumentów oraz tych, których nie udało się odczytać. Użytkownik widzi wtedy, czego wynik nie obejmuje. Porządkowaniem takiego zbioru zajmuje się tekst o archiwum dokumentów papierowych.
Nie zastępuje prawnika
Znalezienie zapisu to nie jego interpretacja. Narzędzie skraca szukanie, ocena należy do człowieka.
Praktyczny podział jest taki: wyszukiwanie przygotowuje materiał, a decyzję o tym, co z niego wynika, podejmuje osoba, która za sprawę odpowiada. Przy pytaniach powtarzalnych — o terminy, przedłużenia, limity odpowiedzialności — zysk jest największy, bo odpowiedź daje się szybko potwierdzić w cytacie. Przy pytaniach o skutki zapisu narzędzie jest tylko skorowidzem.
