Rozwiązanie lokalne wymaga stałej opieki. To najczęściej niedoszacowana pozycja w całym rachunku.
Zakres obowiązków
- utrzymanie serwera i systemu,
- aktualizacje oprogramowania uruchamiającego,
- sprawdzanie i wymiana modeli,
- obserwacja obciążenia i wydajności,
- kopie zapasowe i próby odtworzenia,
- obsługa zgłoszeń użytkowników.
Warto zwrócić uwagę, że tylko dwa punkty z tej listy dotyczą samego modelu. Reszta to zwykła praca administracyjna, taka sama jak przy każdym innym serwerze w firmie. To dobra wiadomość, bo oznacza, że kompetencje częściowo już są.
Nakład czasu
Przy stabilnej instalacji kilka godzin miesięcznie. Przy rozwijanym rozwiązaniu — znacznie więcej, zwłaszcza w pierwszym półroczu.
Ten czas nie rozkłada się równomiernie. Przez większość miesięcy nie dzieje się nic, a potem przychodzi aktualizacja, awaria dysku albo skarga na wolne działanie i praca kumuluje się w kilka dni. Planując obsadę, trzeba liczyć się z takim rytmem, a nie ze średnią.
Potrzebne umiejętności
Administracja serwerem, podstawy pracy z kartami graficznymi, umiejętność czytania dokumentacji technicznej. Nie jest to wiedza rzadka, ale musi być w firmie obecna.
Do tego dochodzi rzecz trudniejsza do nazwania: rozeznanie, czy słabszy wynik bierze się z modelu, z polecenia, czy z przekazanych danych. Bez tego każde zgłoszenie kończy się propozycją wymiany modelu na większy, choć przyczyna zwykle leży gdzie indziej.
Dwie osoby
Instalacja obsługiwana wyłącznie przez jedną osobę staje się zależnością trudniejszą do zniesienia niż zależność od dostawcy chmury.
Minimum to opisane odtworzenie środowiska i druga osoba, która przynajmniej raz je przećwiczyła. Ten sam zakres obejmują kopie zapasowe i odtworzenie środowiska, więc obie sprawy warto zamknąć jednym działaniem.
Wsparcie zewnętrzne
Umowa na utrzymanie z firmą zewnętrzną bywa tańsza niż budowanie kompetencji wewnątrz. Warto ją porównać z kosztem etatu.
Przy takim porównaniu trzeba doliczyć czas własnego pracownika, który i tak zostanie po stronie firmy: zgłoszenia użytkowników, decyzje o zmianach, kontakt z dostawcą. Pełne zestawienie porządkuje tekst o koszcie rozwiązania lokalnego.
Uczciwa ocena przed decyzją
Jeśli nie ma kto tego utrzymywać, rozwiązanie lokalne będzie działać kilka miesięcy. Lepiej wiedzieć to przed zakupem sprzętu.
Brak takiej osoby nie przekreśla całego pomysłu, tylko przesuwa punkt startu. Zwykle sensowniej zacząć od usługi zewnętrznej i wrócić do własnego sprzętu wtedy, gdy w firmie będzie kto go poprowadzić.
Jak to zapisać przed startem
Warto ustalić trzy rzeczy na piśmie, zanim padnie zamówienie. Kto jest właścicielem instalacji, czyli osobą, do której trafiają zgłoszenia. Kto ją zastępuje podczas nieobecności. I w jakim rytmie wykonywane są czynności stałe: aktualizacje, sprawdzenie kopii, przegląd nowych wersji modelu. Bez takiego zapisu obowiązki rozmywają się między kilka osób, a rozmyty obowiązek nie jest wykonywany przez nikogo. Zapis nie musi być długi — wystarczy kilka zdań, do których da się wrócić za rok.
