Zasady ogłoszone bez rozpoznania stanu faktycznego mijają się z rzeczywistością. Kolejność ma tu duże znaczenie.
1. Rozpoznanie stanu
Kto już korzysta z narzędzi, jakich i do czego. Bez oceniania — samo zebranie faktów. Wynik zwykle zaskakuje.
Rozmowa działa lepiej niż ankieta. Pytanie brzmi „z czego korzystasz i co ci to daje", a nie „czy używasz czegoś niedozwolonego". Drugie pytanie daje odpowiedzi bezużyteczne.
2. Klasyfikacja danych
Trzy poziomy, przypisane do kategorii dokumentów. To podstawa wszystkich dalszych reguł.
Jeśli na pełną klasyfikację nie ma czasu, wystarczy na start lista tego, co na pewno nie może wyjść z firmy. Resztę da się dopisać później.
3. Wybór narzędzi dopuszczonych
Z umową powierzenia i warunkami odpowiadającymi wymaganiom. Przypisane do poziomów klasyfikacji.
Tu przydaje się rozmowa z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych — raz, dla całej listy, zamiast przy każdym pytaniu z osobna. Wynik zapisujemy jako tabelę, a nie jako uzasadnienie.
4. Zasady na jednej stronie
Konkretne przykłady, wykonalne reguły, jasna ścieżka zgłoszeń.
Przykłady bierzemy z pierwszego kroku, z pracy tego zespołu. Dokument pisany na podstawie cudzych wzorów brzmi obco i nie zostaje zapamiętany.
5. Konta firmowe
Udostępnione przed wprowadzeniem zakazów. Zakaz bez alternatywy przenosi użycie do ukrycia.
Warto dać ludziom możliwość przeniesienia tego, co już wypracowali na własnych kontach. Bez tego przejście trwa miesiącami, bo nikt nie chce zaczynać od zera.
6. Szkolenie
Zasady omówione na przykładach z pracy zespołu, nie rozesłane pocztą.
Godzina rozmowy z prawdziwymi przypadkami działa lepiej niż wysłany dokument. Najlepiej, gdy część przykładów pochodzi od samych uczestników — wtedy dyskusja toczy się o rzeczach, które faktycznie się zdarzają.
7. Rejestr zastosowań
Uzupełniany przy każdym nowym wdrożeniu, z osobą odpowiedzialną.
Wpis najprościej powiązać z nadaniem dostępu albo zakupem licencji, bo wtedy i tak ktoś coś robi. Rejestr uzupełniany przy okazji porządków nie jest uzupełniany wcale.
8. Przegląd
Raz w roku, z listą rzeczy do poprawienia i terminami.
Warto od razu wpisać go do kalendarza z konkretną datą i osobą prowadzącą. Przegląd zaplanowany „na jesień" nie odbywa się nigdy.
Ile to zajmuje
Pierwsze cztery kroki da się przejść w kilka spotkań, jeśli firma ma niewiele narzędzi. Najwięcej czasu zabiera rozpoznanie stanu i wybór narzędzi, bo oba wymagają rozmów poza zespołem wdrażającym. Reszta to praca redakcyjna. Warto rozłożyć całość na kilka tygodni zamiast robić jednym podejściem — decyzje z pierwszych kroków dojrzewają i część z nich zmienia się po drodze.
Najczęstszy błąd
Zaczynanie od zakazów. Firma dowiaduje się wtedy, że narzędzia zniknęły z widoku, a nie z użycia.
Drugi co do częstości błąd to pisanie dokumentu w oderwaniu od tego, jak ludzie pracują. Zasady, które nie przechodzą testu zwykłego dnia w dziale obsługi, nie przetrwają miesiąca i trzeba je będzie pisać od nowa.
