Nie każdy problem z wyszukiwaniem jest problemem wyszukiwania. Czasem brakuje po prostu treści.
Zbiory małe
Kilkadziesiąt dokumentów da się przejrzeć. Lista z sensownymi tytułami bywa lepsza niż jakakolwiek wyszukiwarka.
Granica nie leży przy konkretnej liczbie plików, tylko tam, gdzie człowiek przestaje pamiętać, co w zbiorze jest. Dopóki pracownik wie, w którym katalogu szukać, wyszukiwarka rozwiązuje problem, którego nie ma.
Podobnie przy zbiorach czytanych w całości. Regulamin na kilkanaście stron przegląda się szybciej, niż formułuje pytanie.
Wyszukiwanie po identyfikatorach
Numer dokumentu, kod produktu, numer klienta. Zwykłe dopasowanie działa tu lepiej, szybciej i taniej.
Co więcej, działa przewidywalnie. Wpisany numer albo się znajdzie, albo nie — nie ma wyników „prawie pasujących", które przy identyfikatorach są wyłącznie szkodliwe. Porównanie obu podejść zbiera tekst o różnicy wobec wyszukiwania po słowach.
Dane ustrukturyzowane
Zapytanie o wszystkie zamówienia z ostatniego kwartału powyżej określonej kwoty to zapytanie do bazy, nie wyszukiwanie treści.
Ten błąd bywa kosztowny. Wyszukiwanie po znaczeniu nie policzy, nie posortuje i nie zsumuje. Odpowiedź na takie pytanie daje raport albo filtr w systemie, którego firma już używa.
Warto sprawdzić, ile pytań w firmie jest właśnie tego rodzaju. Bywa, że większość — a wtedy cała rozmowa dotyczy raportowania, nie wyszukiwania treści.
Brak treści
Jeśli odpowiedź nie została nigdzie zapisana, żadne wyszukiwanie jej nie znajdzie. Problem leży wtedy w bazie wiedzy.
Rozpoznaje się to szybko: gdy na pytania odpowiada się, pytając kogoś, kto „to wie", brakuje treści, nie narzędzia. Wdrożenie wyszukiwarki na takim materiale kończy się wnioskiem, że narzędzie nie działa.
Lista pytań bez odpowiedzi jest wtedy najlepszym planem pracy. Kilkanaście dopisanych dokumentów zmienia więcej niż jakiekolwiek narzędzie.
Złe nazewnictwo
Dokumenty o tytułach w rodzaju „notatka 3" bywają nieodnajdywalne mimo dobrego wyszukiwania. Uporządkowanie tytułów kosztuje mniej.
To samo dotyczy plików rozrzuconych po dyskach prywatnych i skrzynkach. Wyszukiwanie obejmuje to, co zindeksowane, więc dokument leżący u kogoś na pulpicie pozostanie nieodnajdywalny niezależnie od użytej techniki.
Gdy pełnotekstowe wystarcza
Warto to sprawdzić, zanim cokolwiek się kupi. Kilkadziesiąt rzeczywistych pytań puszczonych przez wyszukiwarkę, którą firma już ma, daje odpowiedź w godzinę. Jeśli obsługuje niemal wszystkie, dokładanie warstwy znaczeniowej podniesie koszt i nie zmieni codziennej pracy. Sposób przeprowadzenia takiego sprawdzenia opisuje tekst o mierzeniu jakości wyników.
Pełnotekstowe wystarcza szczególnie tam, gdzie słownictwo jest ustalone i wąskie: w kartotekach magazynowych, rejestrach dokumentów księgowych, katalogach części opisanych symbolami. Nikt nie zadaje tam pytań opisowych, bo nie ma po co.
Co zrobić zamiast
Uporządkować tytuły, usunąć nieaktualne wersje, dopisać brakujące odpowiedzi i włączyć wyszukiwanie pełnotekstowe tam, gdzie go nie ma. Ta praca i tak byłaby potrzebna przed wdrożeniem czegokolwiek, a często okazuje się wystarczająca sama w sobie.
Kolejność
Najpierw treść i nazewnictwo, potem wyszukiwanie. Odwrotna kolejność daje świetne narzędzie do przeszukiwania pustki.
