Dane przychodzące z zewnątrz zmieniają się bez uprzedzenia. Wykrycie tego przed przetworzeniem oszczędza dnia porządkowania.
Co kontrolować
- liczbę wierszy odbiegającą od typowej,
- zmianę liczby albo nazw kolumn,
- udział pól pustych,
- wartości poza dotychczasowym zakresem,
- zmianę formatu dat i separatorów.
Wszystkie te kontrole działają na samym pliku i nie wymagają wiedzy o tym, co jest w środku. Dlatego dają się dołożyć do istniejącego importu bez przebudowywania go — to zwykle najtańsza kontrola w całym obszarze wykrywania odchyleń.
Plik pusty albo niepełny
Najczęstszy przypadek i najłatwiejszy do wykrycia. Import pliku o dziesięciu wierszach zamiast dziesięciu tysięcy powinien się zatrzymać.
Przyczyną bywa przerwane pobieranie, plik wygenerowany w trakcie aktualizacji po drugiej stronie albo eksport z ustawionym filtrem, o którym nikt nie wiedział. Z punktu widzenia importu wygląda to identycznie i identyczna jest reakcja: zatrzymać i zapytać.
Brak pliku
Dane, które nie przyszły, nie generują błędu. Kontrola obecności o ustalonej porze wychwytuje to, czego nie widać w dziennikach.
To ta sama zasada, która wraca przy odchyleniach w pracy systemów: cisza tam, gdzie zwykle jest ruch, bywa groźniejsza niż komunikat o błędzie. Milczenie zawsze wygląda na porządek.
Zmiana cichej reguły
Dostawca zaczyna podawać ceny brutto zamiast netto. Formalnie wszystko poprawne, merytorycznie — katastrofa. Wykrywa to porównanie z historią.
Podobnie działa zmiana jednostki, przejście na inny sposób kodowania rozmiarów albo dopisanie kosztu transportu do ceny. Plik przechodzi każdą kontrolę techniczną, bo z technicznego punktu widzenia jest w porządku. Widać to dopiero przy zestawieniu z poprzednią dostawą tych samych pozycji — i również wtedy jest to sygnał do sprawdzenia, a nie pewność, że coś jest nie tak.
Zatrzymanie przed zapisem
Dane budzące wątpliwość nie trafiają do systemu. Cofanie błędnego importu jest wielokrotnie droższe niż jego wstrzymanie.
Trzeba przy tym wyważyć czułość. Import zatrzymywany zbyt często przestaje być traktowany poważnie i ktoś w końcu zacznie zatwierdzać go bez patrzenia — mechanizm identyczny jak przy nadmiarze fałszywych alarmów. Lepiej zatrzymywać rzadko i wtedy naprawdę sprawdzać.
Powiadomienie do dostawcy
Wykryta zmiana formatu zwykle wymaga kontaktu, nie dostosowania. Milczące dostosowanie się utrwala problem.
Każda taka przeróbka po własnej stronie zostaje na lata i nikt już nie pamięta, skąd się wzięła. Krótka wiadomość do dostawcy kosztuje mniej i często kończy sprawę, bo zmiana bywa po prostu pomyłką po drugiej stronie.
Wskazanie, nie wyrok o dostawcy
Zatrzymany plik znaczy tyle, że coś w nim odbiega od dotychczasowych. Nie znaczy, że dane są błędne — dostawca mógł rozszerzyć ofertę, zmienić opakowanie albo wycofać część pozycji. Rozstrzyga rozmowa albo rzut oka na kilka wierszy. Rozróżnienie błędu od rzeczywistej zmiany jest tu dokładnie tak samo potrzebne jak przy danych własnych.
