Projekty raportowe upadają najczęściej na definicjach, nie na technice. Uzgodnienie, co znaczy „sprzedaż", bywa trudniejsze niż zbudowanie wykresu.
1. Pytania decyzyjne
Jakie decyzje mają zapadać na podstawie danych i kto je podejmuje. Od tego wynika wszystko pozostałe.
Warto zapisać je jako listę zdań w formie „kto, kiedy i co rozstrzyga". Ta lista określa potem zakres, częstotliwość i poziom szczegółu. Bez niej projekt kończy się zbiorem zestawień odzwierciedlających strukturę danych, a nie sposób pracy firmy.
2. Uzgodnienie definicji
Słownik wskaźników: nazwa, definicja, źródło, właściciel. Spisany i zatwierdzony przed budową.
To najczęściej pomijany etap i jedyny, którego nie da się nadrobić później bez przebudowy. Sposób prowadzenia takiego słownika opisuje tekst o jednym źródle prawdy. Wybór samych miar to osobne zagadnienie, któremu poświęcony jest tekst o doborze wskaźników.
3. Ocena danych
Czy dane istnieją, czy da się je połączyć, jakiej są jakości. Etap najczęściej pomijany i najczęściej wywracający projekt.
Ocena obejmuje trzy pytania: czy każdy potrzebny wskaźnik ma pokrycie w danych, czy systemy dają się powiązać wspólnym kluczem i jaki udział pozycji jest niekompletny. Odpowiedzi przesądzają o zakresie, dlatego ten przegląd jest osobną, płatną pracą — wykonaną rzetelnie, oszczędza przebudowy na dalszych etapach.
4. Przygotowanie danych
Wspólne miejsce, regularne odświeżanie, wyliczenia w jednym punkcie.
Tu zapada też decyzja o częstotliwości i o tym, co się dzieje, gdy pobranie się nie powiedzie. Cichy błąd na tym etapie przekłada się na zaniżone wartości we wszystkich raportach naraz.
5. Pulpit
Pięć do siedmiu wskaźników z odniesieniem. Uruchomiony pierwszy, bo daje efekt od razu.
Nie zawsze jednak jest potrzebny. Przy stałym gronie odbiorców i decyzjach zapadających w ustalonym rytmie wystarcza jedno zestawienie wysyłane mailem — różnicę między obiema formami opisuje tekst o raporcie a pulpicie wskaźników.
6. Raporty szczegółowe
Dokładane w miarę zgłaszanych pytań, nie z góry.
Każde pytanie, które pada po uruchomieniu pulpitu, jest informacją o tym, czego naprawdę brakuje. Zestawienia budowane na zapas takiej informacji nie mają.
7. Kontrole
Zgodność z systemami źródłowymi, sygnalizowanie braków w danych.
Warto uruchomić je razem z pierwszym raportem, a nie po pierwszym sporze o liczby. Kontrola działająca od początku wychwytuje problem, zanim zauważy go odbiorca.
8. Utrzymanie
Właściciele, rejestr zmian, przegląd roczny, wygaszanie martwych raportów.
To praca stała, a nie zakończenie projektu. Bez niej po roku wracamy do punktu wyjścia, tylko z większą liczbą zestawień.
Najczęstszy błąd
Budowa czterdziestu raportów na starcie. Pięć używanych jest wart więcej niż czterdzieści otwieranych raz.
Wiele elementów takiego wdrożenia jest gotowych, więc prosty zakres zamyka się w kilka dni. Ryzyko leży nie w technice, lecz w tym, że zaczniemy budować, zanim uzgodnimy definicje.
