Wycena podana przed obejrzeniem zakresu jest zakładem. Wygrywa się go tym częściej, im lepsze jest archiwum wcześniejszych zleceń.
Podstawa wyceny
Czas, materiał, dojazd, sprzęt, marża. Wycena ryczałtowa bez rozbicia uniemożliwia późniejszą analizę trafności. Kwota podana klientowi może zostać jedną liczbą, ale wewnątrz firmy musi składać się z pozycji, które da się zestawić z wykonaniem. Bez rozbicia wiadomo tylko tyle, że zlecenie wyszło gorzej, niż zakładano — nie wiadomo, na czym.
Archiwum zleceń podobnych
Zlecenia podobne z rzeczywistym kosztem. Najcenniejszy zasób przy wycenianiu i najczęściej niewykorzystywany. Żeby dało się z niego korzystać, zlecenia muszą być opisane tak, by można je było wyszukać: rodzaj prac, typ urządzenia, warunki na miejscu. Sama lista faktur tego nie zastąpi. Tu zaczyna się rola narzędzi — dopasowanie nowego zapytania do wcześniejszych realizacji o zbliżonym opisie maszyna wykona szybciej niż człowiek przeglądający segregator, ale tylko wtedy, gdy dane historyczne w ogóle istnieją.
Zakres spisany
Co wchodzi w cenę, a co nie. Największa część sporów z klientami dotyczy właśnie tego. Warto opisywać także to, czego usługa nie obejmuje: prac przygotowawczych, utylizacji, dojazdu poza określony obszar. Kilka zdań o wyłączeniach dopisanych do oferty jest tańsze niż każda późniejsza dyskusja. Zakres warto trzymać w postaci gotowych bloków tekstu przypisanych do rodzajów usług, żeby nie pisać ich od nowa przy każdej ofercie i żeby brzmiały tak samo niezależnie od tego, kto wycenia.
Zmiana zakresu
Osobno wyceniona i zaakceptowana przed wykonaniem. Prace dodatkowe wykonane bez zgody bywają nieopłacone. Akceptacja nie musi być papierowa — wystarczy wiadomość z opisem i kwotą oraz odpowiedź klienta zapisana przy zleceniu. Ważne, żeby powstała przed pracą, nie po niej.
Wycena po oględzinach
Przy zleceniach większych zawsze. Wycena przez telefon jest źródłem strat na obu końcach. Klient słyszy kwotę, której firma nie utrzyma, albo kwotę zawyżoną z ostrożności, przez którą zlecenie trafia do konkurencji. Oględziny kosztują czas i przy drobnych pracach się nie opłacają — dlatego warto ustalić próg wartości, powyżej którego są obowiązkowe.
Porównanie z wykonaniem
Po każdym zleceniu. Systematyczne niedoszacowanie danego rodzaju prac wskazuje, co poprawić. Jeżeli ten sam typ usługi regularnie wychodzi drożej, niż był wyceniony, przyczyną jest zwykle pominięty etap: przygotowanie, sprzątanie, druga wizyta. Ustalenie standardowego zakresu takiej usługi usuwa problem u źródła. Materiałem do tego porównania są dane z rozliczania czasu pracy, bez nich analiza opiera się na wrażeniach.
Kiedy to się nie opłaca
Rozbudowany kalkulator wyceny w firmie, która wykonuje kilka rodzajów powtarzalnych prac, jest wysiłkiem włożonym w nic. Wystarczy cennik i lista wyłączeń. Narzędzia mają sens tam, gdzie zleceń jest dużo, różnią się między sobą i nikt nie jest w stanie ich wszystkich pamiętać. Warto też pamiętać, że najlepszy nawet mechanizm podpowiedzi nie zastąpi decyzji człowieka o tym, czy zlecenie w ogóle przyjmować.
