Aktualizacje systemu bywają konieczne — wymuszają je zmiany w przepisach. Własny dodatek nie jest ich częścią i może przestać działać bez ostrzeżenia.
Kolejność
- kopia bazy i konfiguracji,
- aktualizacja na środowisku testowym,
- sprawdzenie każdego dodatku z osobna,
- poprawki, jeśli potrzebne,
- aktualizacja produkcyjna w oknie serwisowym,
- kontrola po wdrożeniu.
Najczęściej pomijanym punktem jest sprawdzenie każdego dodatku z osobna. Uruchomienie systemu i stwierdzenie, że „działa”, nie mówi nic o rozszerzeniu, które uruchamia się raz w miesiącu przy zamykaniu okresu.
Lista dodatków
Musi istnieć i być aktualna. Firma, która nie wie, jakie ma rozszerzenia, dowiaduje się o nich w dniu, w którym przestają działać.
Wpis na liście powinien zawierać: co dodatek robi, kto go napisał, gdzie jest zainstalowany, od czego zależy i kto go sprawdza. Bez ostatniej pozycji lista jest tylko inwentarzem. Naturalnym miejscem tych informacji jest dokumentacja przekazana wraz z dodatkiem.
Kto odpowiada
Autor dodatku, nie dostawca systemu. Warto mieć to ustalone wraz z czasem reakcji, zanim wystąpi problem — a nie szukać kontaktu, gdy sprzedaż stoi.
Środowisko testowe
Kopia bazy i kopia konfiguracji, na których aktualizacja zostaje wykonana najpierw. To jedyny sposób, żeby zobaczyć skutki przed produkcją. Zakres sprawdzenia opisujemy przy testowaniu dodatków przed wdrożeniem — po aktualizacji przechodzi się przez ten sam zestaw przypadków co przy pierwszym uruchomieniu.
Aktualizacje wymuszone przepisami
Bywają pilne i nie da się ich odłożyć. Rezerwa czasowa między udostępnieniem aktualizacji a terminem wejścia przepisów jest krótka — dodatki trzeba sprawdzić od razu.
Dlatego warto wiedzieć wcześniej, które dodatki dotykają obszarów regulowanych: dokumentów sprzedaży, rozliczeń, wysyłki danych na zewnątrz. To one wymagają sprawdzenia w pierwszej kolejności, pozostałe mogą poczekać.
Okno serwisowe
Aktualizację planuje się na porę, w której nikt nie pracuje, i z gotowym planem powrotu do stanu sprzed zmiany. Punkt powrotu jest ważniejszy niż sama procedura: dopóki istnieje sprawdzona kopia, najgorszy scenariusz oznacza stracony wieczór, a nie stracone dane.
Dodatek blokujący aktualizację
Sytuacja, w której firma nie może zaktualizować systemu, bo straci kluczową funkcję, jest najgorszą możliwą. Dlatego prostsze rozwiązania bywają lepsze od eleganckich, ale głęboko ingerujących.
Wniosek dotyczy momentu zamawiania, nie momentu awarii. Przy wdrażaniu dodatku warto zapytać wykonawcę, co się stanie po zmianie wersji systemu i które fragmenty są na nią wrażliwe. Odpowiedź „nie wiadomo” też jest odpowiedzią i można ją uwzględnić w decyzji.
Po aktualizacji
Pierwszy dzień pracy po zmianie wersji warto przejść z podniesioną uwagą: sprawdzić dokumenty wystawione automatycznie, zestawienia i wydruki. Część błędów nie zgłasza się sama — objawia się brakiem czegoś, czego nikt akurat nie potrzebował w dniu aktualizacji.
