Dobrze przeprowadzony wybór zajmuje kilka tygodni i oszczędza miesięcy. Źle przeprowadzony kończy się narzędziem, którego nikt nie używa.
1. Opis zadania
Co ma się zmienić, o ile, mierzone czym. Bez tego kroku wszystkie następne są zgadywaniem. Opis powinien wskazywać konkretny fragment pracy, a nie obszar. „Obsługa klienta" to obszar. „Odpowiedź na powtarzalne pytania o status zamówienia" to zadanie, które da się opisać i zmierzyć. Więcej o tym w tekście o tym, jak wybrać narzędzie do firmy.
2. Warunki brzegowe
Gdzie mogą być przetwarzane dane, jaki jest budżet, z czym musi się łączyć, kto ma to obsługiwać. Warunki spisuje się przed przeglądem rynku, bo spisane po nim zwykle opisują to, co rynek oferuje. Część z nich wyklucza rozwiązania od razu i to dobrze — krótsza lista oznacza szybszą decyzję.
3. Przegląd rynku
Trzy do pięciu rozwiązań spełniających warunki. Dłuższa lista wydłuża wybór, nie poprawia go. Na tym etapie chodzi o odsianie, a nie o ocenę. Wystarczy sprawdzić, czy narzędzie w ogóle robi to, co trzeba, i czy spełnia warunki brzegowe.
4. Zestaw przypadków
Rzeczywiste dane z oczekiwanym wynikiem, przygotowane przed próbami. Kilkadziesiąt przypadków z jednego zwykłego tygodnia, wraz z tymi trudnymi. Zestaw powstaje raz i służy przy każdej kolejnej ocenie.
5. Próba
Na własnych danych, w warunkach zbliżonych do docelowych, z miernikiem ustalonym wcześniej. Prowadzą ją osoby, które będą z narzędzia korzystać. Szczegóły opisuje osobny tekst o sprawdzeniu narzędzia na własnych danych.
6. Rachunek
Koszt całkowity na trzy lata wraz z wdrożeniem i utrzymaniem, nie sama opłata abonamentowa. Do rachunku wchodzi też czas pracowników na sprawdzanie wyników i koszt ewentualnego wyjścia. Co dokładnie liczyć, opisuje tekst o składnikach rachunku.
7. Warunki umowy
Przetwarzanie danych, dostępność, wypowiedzenie, eksport. Sprawdzone przed podpisaniem. To ostatni moment, w którym da się coś negocjować, i pierwszy, w którym dostawca odpowiada na pytania na piśmie.
8. Decyzja i plan utrzymania
Właściciel narzędzia, zastępstwo, sposób zbierania zgłoszeń, termin przeglądu. Plan utrzymania jest częścią decyzji, a nie zadaniem na później. Wdrożenie bez wskazanego właściciela kończy się narzędziem, które działa, dopóki nic się nie zmieni.
Ile to trwa
Przy prostych zadaniach i gotowych rozwiązaniach cała procedura mieści się w kilku tygodniach, z czego większość zajmuje próba. Przy zadaniach nietypowych — dłużej, głównie z powodu przygotowania danych. Skracanie odbywa się zwykle kosztem punktu czwartego i piątego, a to właśnie one chronią przed złym wyborem.
Najczęstszy błąd
Wybór narzędzia przed opisaniem zadania. Wszystko, co następuje potem, jest wtedy dopasowywaniem problemu do zakupionego rozwiązania.
