Ten sam towar wprowadzony trzy razy pod różnymi nazwami rozbija stan magazynowy, historię sprzedaży i statystyki. To jeden z najbardziej kosztownych rodzajów bałaganu w danych.
Skąd się biorą duplikaty
Z importu od dwóch dostawców tego samego produktu, z ręcznego dodania towaru, którego nie znaleziono w kartotece, oraz z wariantów wprowadzonych jako osobne produkty.
Czwarte źródło jest mniej oczywiste: zmiana symbolu u producenta. Ten sam towar wraca w nowym pliku pod innym oznaczeniem i wchodzi do kartoteki jako nowość, choć leży już na półce pod starym indeksem.
Jak je znaleźć
- identyczny kod EAN — dowód niemal pewny,
- identyczny symbol producenta przy tej samej marce,
- bardzo podobna nazwa po usunięciu znaków i skrótów,
- identyczne zdjęcie — sprawdzane sumą kontrolną pliku.
Ostatni sposób bywa najskuteczniejszy przy towarach, które mają różne nazwy u różnych dostawców. Rolę identyfikatorów w takim dopasowaniu opisują kody EAN i identyfikatory producenta.
Żaden pojedynczy sygnał nie wystarcza w każdej sytuacji. Sprawdza się zestawienie kilku: zgodny kod przesądza sprawę, a podobna nazwa przy tym samym zdjęciu i tej samej marce daje przesłankę wystarczającą, żeby parę pokazać do sprawdzenia.
Podejrzenie to nie decyzja
Wynik dopasowania po nazwie albo po zdjęciu jest przesłanką, nie rozstrzygnięciem. Bezpieczny układ pracy wygląda tak: automat przygotowuje listę par do sprawdzenia, człowiek potwierdza scalenie, a dopiero potwierdzenie uruchamia zmianę w danych.
Osobno trzeba obsłużyć wyjątki. Zestaw i produkt pojedynczy potrafią mieć bardzo podobne nazwy i to samo zdjęcie, a nie są tym samym towarem. Podobnie różne pojemności tego samego preparatu.
Scalanie jest nieodwracalne
Trzeba przenieść historię sprzedaży, stany, rezerwacje, powiązania ze zdjęciami i adresy. Pominięcie któregokolwiek elementu zostawia ślad, który wyjdzie miesiące później. Przed operacją potrzebna jest kopia stanu obu kartotek — to jedyny sposób na cofnięcie pomyłki.
Który indeks zostaje
Ten z dłuższą historią sprzedaży i z działającym adresem. Zachowanie nowszego, ale nieznanego wyszukiwarkom, oznacza utratę pozycji zdobytej przez lata.
Jeśli oba mają historię, trzeba ją przenieść w całości, a nie wybierać jedną. Ucięta sprzedaż zniekształca później wskaźniki rotacji i planowanie zakupów, a przyczyny nikt już nie skojarzy ze scaleniem sprzed miesięcy.
Przekierowanie po scaleniu
Adres usuniętego indeksu musi przekierowywać na zachowany. Bez tego każdy odnośnik z zewnątrz i każdy wynik wyszukiwania prowadzi na stronę błędu. To samo dotyczy powiązań w systemie magazynowym i w kanałach sprzedaży — oferta wystawiona na usunięty indeks przestaje działać.
Zapobieganie jest tańsze
Sprawdzenie unikalności kodu i symbolu w chwili zakładania kartoteki kosztuje mniej niż późniejsze scalanie; to jedna z kontroli opisanych przy wykrywaniu błędów w kartotece towarowej. Warto też wcześniej rozstrzygnąć, czy rozmiary i kolory mają być osobnymi produktami — decyzję opisuje artykuł o wariantach produktu. Bez tego duplikaty odtwarzają się szybciej, niż da się je usuwać.
