Import dokumentów zdejmuje z księgowości i handlu najbardziej mechaniczną część pracy. Wymaga za to porządku w danych.
Źródła
Pliki od dostawców, dokumenty z platform sprzedaży, zamówienia od odbiorców, dane z systemów zewnętrznych, dokumenty ustrukturyzowane.
Im bardziej źródło jest ustrukturyzowane, tym mniej pracy po stronie odbiorcy. Plik o stałym układzie wczytuje się raz przygotowanym mechanizmem. Dokument w postaci obrazu wymaga wcześniej odczytu treści, co jest osobnym etapem i osobnym źródłem pomyłek. Wybór drogi przekazywania danych opisuje szerzej wymiana danych z innymi systemami.
Dopasowanie kontrahenta
Po numerze identyfikacji podatkowej, nie po nazwie. Nazwy różnią się formą i zapisem, więc dopasowanie po nich zawodzi.
Osobno trzeba rozstrzygnąć, co się dzieje przy braku dopasowania. Automatyczne zakładanie nowej kartoteki wygląda wygodnie i po kilku miesiącach daje kartotekę pełną duplikatów tego samego dostawcy. Bezpieczniejsze jest odłożenie takiej pozycji do ręcznego rozstrzygnięcia.
Dopasowanie towaru
Po kodzie kreskowym albo indeksie dostawcy zapisanym w kartotece. Bez tego każdy import wymaga ręcznego przypisywania pozycji.
Indeksy dostawców trzeba gdzieś trzymać, a jeden towar bywa kupowany u kilku dostawców pod różnymi oznaczeniami. Naturalnym miejscem są dodatkowe pola przy kartotece towaru. Uzupełnienie ich jest jednorazową pracą, która zwraca się przy każdym kolejnym imporcie.
Kontrole
- zgodność sum dokumentu,
- poprawność stawek podatku,
- istnienie kontrahenta i towaru,
- brak duplikatu dokumentu,
- data w otwartym okresie.
Kontrole mają działać przed zapisem, nie po nim. Wychwycenie błędu przed wprowadzeniem dokumentu kosztuje poprawkę w pliku, wychwycenie po zapisie kosztuje korektę i wpis w rejestrze.
Dokument w buforze
Zapis jako niezatwierdzony, do przejrzenia. Automatyczne zatwierdzanie przy imporcie jest ryzykiem bez potrzeby.
Przegląd nie musi być drobiazgowy. Wystarczy spojrzenie na pozycje odbiegające od normy: nietypowa kwota, nowy dostawca, nierozpoznany towar. Reszta przechodzi seryjnie i to jest właśnie oszczędność, o którą chodzi.
Powtarzalność
Ten sam plik wczytany dwukrotnie nie może utworzyć duplikatów. Klucz rozpoznający dokument jest warunkiem.
Kluczem jest zwykle zestaw: dostawca, numer dokumentu, data. Sam numer nie wystarcza, bo numeracje się powtarzają między dostawcami i między latami.
Co trzeba mieć po swojej stronie
Kartotekę kontrahentów z uzupełnionymi numerami identyfikacji podatkowej. Kartotekę towarów z indeksami dostawców albo kodami kreskowymi. Ustalone miejsce, do którego trafiają pliki. Osobę rozstrzygającą pozycje odrzucone. Przygotowanie tych czterech rzeczy zajmuje więcej czasu niż sam mechanizm importu.
Kiedy import się nie opłaca
Przy kilku dokumentach dziennie z jednego źródła ręczne wprowadzanie bywa tańsze niż przygotowanie i utrzymanie mechanizmu. Nie opłaca się też wtedy, gdy pliki od dostawcy zmieniają układ z miesiąca na miesiąc — wtedy poprawianie mechanizmu pochłania więcej czasu niż przepisywanie. W pozostałych przypadkach import jest jednym z pierwszych kroków ograniczania pracy ręcznej w księgowości.
