Projekty aplikacji rzadko upadają z powodów technicznych. Upadają, bo zakres rósł szybciej niż postęp prac.
1. Opis procesu
Jak praca wygląda dziś, wraz z obejściami i wyjątkami. To one zwykle decydują o kształcie narzędzia.
Najlepszym materiałem są istniejące arkusze, druki i wzory wiadomości. Warto też ustalić, skąd biorą się dane i dokąd trafiają — z jakiego systemu je pobieramy i w jakiej postaci wynik ma do niego wrócić. Odpowiedź na to pytanie przesądza o połowie zakresu.
2. Zakres pierwszej wersji
Jedna rzecz robiona dobrze. Reszta na listę oczekujących — z niej wiele pozycji nigdy nie okaże się potrzebna.
Pomocne jest pytanie, bez czego aplikacja nie ruszy w ogóle. Wszystko, co przechodzi ten test, wchodzi do pierwszej wersji. Reszta czeka i wraca do rozmowy po kilku tygodniach pracy na działającym narzędziu. Wtedy też widać, czy własne narzędzie było właściwym wyborem.
3. Prototyp
Makieta ekranów sprawdzona z użytkownikami, na prawdziwych danych.
Zatwierdzona makieta staje się opisem zakresu i podstawą wyceny. Szerzej opisuje to tekst o prototypie przed budową aplikacji.
4. Budowa
Z pokazywaniem postępu co tydzień lub dwa. Odbiór dopiero na końcu oznacza, że rozbieżność wychodzi wtedy, gdy jest najdroższa.
Na tym etapie po stronie firmy potrzebna jest jedna osoba do rozstrzygania pytań o reguły. Pytania są drobne, ale codzienne, a brak odpowiedzi zatrzymuje pracę skuteczniej niż jakikolwiek problem techniczny. Część elementów jest gotowa, więc proste wdrożenia zamykają się w kilka dni; rozliczenie prowadzi się stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od zakresu.
5. Próba z użytkownikami
Kilka osób pracuje na aplikacji równolegle z dotychczasowym trybem. To ostatni moment na poprawki bez kosztu.
Trzeba z góry ustalić, jak długo trwa równoległa praca i po czym poznamy, że można zrezygnować ze starego trybu. Bez tego dwa obiegi żyją obok siebie miesiącami.
6. Uruchomienie
Z przeszkoleniem, gotową instrukcją i osobą do pytań w pierwszych dniach. Dostęp bez wprowadzenia kończy się powrotem do arkuszy.
Do uruchomienia należy też przeniesienie danych: kartotek, historii, otwartych spraw. To zwykle osobne zadanie, które trzeba wykonać na próbę wcześniej, żeby wiedzieć, ile trwa i co się nie przenosi. Warto z góry ustalić dzień przełączenia i to, co dzieje się ze sprawami rozpoczętymi w starym trybie — czy przechodzą do nowego narzędzia, czy kończą się tam, gdzie się zaczęły.
7. Utrzymanie
Rejestr zgłoszeń, rytm zmian, kopie zapasowe, aktualizacje. Wpisane w budżet od początku, a nie doraźnie. Zakres tych prac opisuje tekst o utrzymaniu po wdrożeniu.
Najczęstsza przyczyna niepowodzenia
Zakres ustalony na wyrost i odbiór dopiero na końcu. Obie te rzeczy są w pełni pod kontrolą zamawiającego.
