Aplikacja czy arkusz kalkulacyjny
Arkusz jest najlepszym narzędziem do prototypowania procesu i najgorszym do jego prowadzenia przez dziesięć osób jednocześnie.
Gdzie arkusz jest właściwy
Analiza jednorazowa, wyliczenie, zestawienie robione raz na kwartał przez jedną osobę. W tych zastosowaniach żadna aplikacja go nie pobije.
Arkusz wygrywa wszędzie tam, gdzie reguły nie są jeszcze ustalone. Kolumnę dodaje się w sekundę, formułę zmienia bez pytania kogokolwiek o zgodę. Aplikacja tej swobody nie daje i nie powinna dawać — jej zadaniem jest pilnowanie reguł, a nie ich luzowanie.
Gdzie zaczyna zawodzić
- kilka osób edytuje ten sam plik,
- krążą wersje z dopiskami w nazwie,
- formuły są długie i nikt nie wie, skąd się wzięły,
- dane trzeba chronić przed przypadkową zmianą,
- potrzebna jest historia zmian.
Do tego dochodzi wydajność. Plik z kilkudziesięcioma tysiącami wierszy i łańcuchem formuł przelicza się zauważalnie długo, a każde otwarcie to ryzyko przypadkowego nadpisania. Aplikacja trzyma dane w bazie i radzi sobie z większymi zbiorami inaczej — pobiera tylko to, co widać na ekranie.
Brak kontroli poprawności
Arkusz przyjmie każdą wartość. Data wpisana jako tekst, liczba z odstępem, kolumna przesunięta o wiersz — wszystko przechodzi i wychodzi dopiero w zestawieniu.
Gorsze od samego błędu jest to, że nie widać, kto go wprowadził i kiedy. W aplikacji każdy zapis ma autora i czas, a pola mają określony typ. Można też rozdzielić dostęp według ról: jedni wprowadzają, inni tylko oglądają. W pliku współdzielonym każdy, kto ma odnośnik, ma pełną władzę nad zawartością.
Arkusz jako specyfikacja
Działający arkusz jest najlepszym możliwym opisem tego, co ma robić aplikacja. Zawiera realne dane, reguły i przypadki brzegowe, których nikt nie umiałby wypisać z pamięci.
Warto przejść go kolumna po kolumnie i zapisać, skąd bierze się każda wartość: wpisywana ręcznie, liczona, kopiowana z innego systemu. Ten spis jest zwykle najszybszą drogą do ustalenia zakresu i pokazuje przy okazji, czy własne narzędzie jest w ogóle potrzebne.
Co zostawić w arkuszu
Analizy jednorazowe i wyliczenia pomocnicze. Przenoszenie wszystkiego do aplikacji odbiera elastyczność, która bywa jedyną zaletą arkusza.
Dobrym rozwiązaniem pośrednim jest eksport: dane prowadzone w aplikacji, ale dostępne do pobrania w formacie arkusza. Księgowa czy analityk dostają wtedy swobodę liczenia, a źródło pozostaje jedno.
Kiedy przepisywanie się nie opłaca
Gdy z arkusza korzysta jedna osoba i nikt poza nią nie czeka na wynik. Gdy plik ma kilkaset wierszy i nie rośnie. I gdy proces dopiero powstaje — wtedy aplikacja zamroziłaby układ, który za miesiąc będzie wyglądał inaczej. Przepisywanie ma sens dopiero wtedy, gdy reguły się ustabilizowały, a liczba osób pracujących na pliku przestała być jedno- czy dwucyfrowa z nazwy.
