Termin przeoczony kosztuje więcej niż cała praca nad jego odczytaniem. To najbardziej wymierne zastosowanie analizy dokumentów.
Formaty zapisu
Cyframi, słownie, skrótowo, w różnej kolejności elementów. Model radzi sobie z tym lepiej niż reguły, ale wynik warto kontrolować.
Najgroźniejsza jest zamiana dnia z miesiącem. Wynik wygląda poprawnie, mieści się w rozsądnym zakresie i nic go nie zatrzyma. Wykrywa go dopiero zestawienie z inną datą na dokumencie — termin płatności nie może wypadać przed datą wystawienia.
Terminy względne
„Czternaście dni od doręczenia", „do końca miesiąca następującego po". Wymagają wyliczenia z uwzględnieniem zdarzenia początkowego.
Zdarzenie początkowe zwykle nie jest zapisane w tym samym dokumencie. Data doręczenia leży w potwierdzeniu odbioru, data wykonania w protokole. Bez połączenia z tymi danymi wyliczenie jest niemożliwe, a nie tylko trudne. Dlatego termin względny warto zapisywać jako regułę wraz ze wskazaniem zdarzenia, a konkretną datę wyliczać dopiero wtedy, gdy zdarzenie nastąpi.
Dni robocze
Rozróżnienie dni kalendarzowych i roboczych zmienia wynik o kilka dni. Przy terminach ustawowych to różnica istotna. Potrzebny jest kalendarz dni wolnych, aktualizowany co roku i uwzględniający dni wolne ustalone w samej firmie. Przy kontrahentach zagranicznych dochodzi kalendarz ich kraju, bo dni wolne bywają zupełnie inne.
Pilnowanie upływu
Wydobyty termin trafia do kalendarza z wyprzedzeniem. Sama informacja bez przypomnienia niczego nie zmienia. Przypomnienie powinno mieć adresata — konkretną osobę, a nie skrzynkę ogólną. Wiadomość wysłana do wszystkich jest wiadomością do nikogo.
Terminy warte pilnowania
- płatności i odsetek,
- wypowiedzenia i przedłużenia umów,
- gwarancji i rękojmi,
- reklamacji i odstąpienia,
- ważności certyfikatów i pozwoleń.
Nie każdy z nich wymaga tego samego wyprzedzenia. Termin wypowiedzenia trzeba zobaczyć na tyle wcześnie, żeby zdążyć podjąć decyzję i przygotować pismo. Termin płatności wystarczy zobaczyć przed przelewem. Ustalenie wyprzedzenia dla każdego rodzaju jest częścią wdrożenia, nie szczegółem ustawień.
Gdy termin nie zostanie odczytany
Skuteczność nigdy nie jest pełna, a tutaj przeoczenie boli najbardziej: nie ma dokumentu, który sam by o sobie przypomniał. Dlatego warto liczyć nie tylko odczytane terminy, ale i dokumenty, w których żadnego terminu nie znaleziono. Umowa bez ani jednej daty jest podejrzana i powinna trafić do przejrzenia.
Odpowiedzialność za dotrzymanie terminu zostaje przy firmie niezależnie od tego, czy narzędzie go zauważyło. Mechanizm wychwytywania takich luk opisuje tekst o kontroli poprawności odczytu.
Weryfikacja
Przy terminach o skutkach prawnych wyliczenie sprawdza człowiek. Błąd modelu kosztuje tu nieporównanie więcej niż zaoszczędzony czas. Rozsądny podział jest taki: narzędzie znajduje i przypomina, człowiek liczy i decyduje. Skąd brać same zapisy o terminach, opisuje tekst o analizie umów.
