Pracownik korzystający z własnego konta działa w dobrej wierze i tworzy cztery problemy naraz.
Dane poza kontrolą
Firma nie wie, co zostało wysłane, nie ma dostępu do historii i nie może jej usunąć. Przy kontroli nie umie odpowiedzieć na podstawowe pytania.
Pytania są proste i to właśnie czyni je kłopotliwymi. Jakie dane trafiły do narzędzia. Kiedy. Czy da się je usunąć. Bez dostępu do konta odpowiedź brzmi „nie wiemy", a to najgorsza z możliwych odpowiedzi w takiej rozmowie.
Brak umowy powierzenia
Wersje konsumenckie zwykle jej nie obejmują. Przekazanie danych klientów przez takie konto jest naruszeniem niezależnie od intencji.
Ocena skutków konkretnego przypadku należy do prawnika albo inspektora ochrony danych. Od strony organizacyjnej wniosek jest jeden: umowa powierzenia dotyczy konta firmowego, a nie osoby, więc prywatne konto nie jest nią objęte bez względu na to, kto za nie płaci.
Dane do uczenia modelu
Plany darmowe i prywatne często dopuszczają wykorzystanie treści do rozwoju modelu. To wyklucza materiały objęte tajemnicą.
Problem dotyczy więc także firm, które w ogóle nie przetwarzają danych osobowych w tym procesie. Cennik, kalkulacja albo dokumentacja techniczna wysłane z prywatnego konta wchodzą w obszar tajemnicy przedsiębiorstwa i tam skutki bywają czysto umowne.
Utrata przy odejściu
Wypracowane polecenia, historia i ustawienia znikają razem z pracownikiem. Firma zostaje bez czegoś, za co zapłaciła czasem pracy.
Dobre polecenie do powtarzalnego zadania powstaje przez kilka tygodni prób. Jeśli mieszka na prywatnym koncie, nikt inny go nie zobaczy i następna osoba zacznie od zera.
Dlaczego tak się dzieje
Bo firma nie dała narzędzia albo dała trudno dostępne. Zakaz bez alternatywy przenosi użycie do ukrycia, a nie je kończy.
Druga przyczyna to zwykła kolejność zdarzeń. Pracownik zaczął używać narzędzia prywatnie, potem przyniósł je do pracy, bo działało. Nie było momentu, w którym ktoś podjął decyzję — i dlatego nie ma sensu traktować tego jak złamania zasad, których wtedy nie było.
Co zrobić
Udostępnić konta firmowe, wyjaśnić różnicę i ustalić prosty tryb zgłaszania potrzeb. Zakaz jest ostatnim, nie pierwszym krokiem.
Kolejność ma znaczenie: najpierw dostępy firmowe, potem reguła. Warto też dać ludziom sposób na przeniesienie tego, co już wypracowali, zamiast kazać im zaczynać od nowa. Wtedy przejście trwa dni, a nie miesiące, i nikt nie ma powodu wracać do starego konta.
Jak o tym rozmawiać
Nie jako o przewinieniu. Rozmowa zaczynająca się od zarzutu kończy się tym, że kolejne narzędzia znikają z widoku, a nie z użycia. Lepiej zapytać, do czego to konto służyło i co dzięki niemu udało się przyspieszyć — bo zwykle stoi za tym realna potrzeba, którą warto obsłużyć porządnie. Dopiero potem przychodzi wyjaśnienie, czym różni się konto firmowe i dlaczego ta różnica ma znaczenie także wtedy, gdy narzędzie wygląda tak samo.
