Koszty rosną po cichu. Podwyżka o kilka procent u jednego dostawcy nie zwraca niczyjej uwagi, dopóki nie zsumuje się z dziesięcioma innymi.
Co warto obserwować
- cenę zakupu tego samego towaru w czasie,
- koszty stałe odbiegające od poprzednich okresów,
- faktury bez odpowiednika w zamówieniu,
- dokumenty wprowadzone dwukrotnie,
- opłaty za usługi, z których firma przestała korzystać.
Wszystkie te kontrole opierają się na danych, które firma już ma w systemie handlowym. Nie wymagają nowych zapisów, tylko zestawienia dokumentu z jego historią i z zamówieniem, na podstawie którego powstał. Największą pracą jest zwykle uporządkowanie kartotek dostawców, bo ten sam podmiot bywa w bazie kilka razy pod różnymi nazwami.
Cena zakupu
Porównanie z poprzednią dostawą tego samego towaru. Podwyżka wprowadzona bez uzgodnienia wychodzi wtedy natychmiast, a nie przy rocznym podsumowaniu.
Trzeba tylko pamiętać, że różnica bywa uzasadniona: inna wielkość zamówienia, inne warunki dostawy, zmiana opakowania zbiorczego. Dlatego wskazanie idzie do osoby, która prowadzi zakupy u tego dostawcy — ona rozstrzygnie w minutę to, czego z samych liczb nie widać.
Zgodność z umową
Zafakturowana stawka porównana z uzgodnioną. Rozbieżności zdarzają się częściej, niż wynikałoby to z założeń.
Warunkiem jest zapisanie uzgodnionych stawek w formie, którą da się odczytać automatycznie. Umowa w PDF-ie w szufladzie nie posłuży do porównania. To zwykle największa część pracy przy tej kontroli i jednocześnie ta, która przydaje się także poza wykrywaniem odchyleń.
Usługi cykliczne
Abonamenty, licencje, dzierżawy. Klasyczne miejsce kosztów ponoszonych latami bez korzyści.
Sygnałem jest tu nie tyle kwota, ile brak związku z czymkolwiek: opłata za konto, którego nikt nie używa, za łącze pod adresem, którego firma już nie zajmuje. Danych o użyciu zwykle nie ma w księgach, więc wskazanie musi trafić do kogoś, kto wie, czy usługa jest jeszcze potrzebna.
Powtórzone faktury
Ten sam numer, ta sama kwota, ten sam dostawca. Wykrycie przed zapłatą jest wielokrotnie tańsze niż odzyskiwanie nadpłaty.
Blisko stąd do sygnałów o możliwych nadużyciach, zwłaszcza gdy zmienia się rachunek bankowy albo dane wystawcy. Warto jednak trzymać rozdzielenie: wskazanie mówi, że dokument wymaga obejrzenia, i nic ponadto. Wnioski o czyichkolwiek intencjach nie należą do systemu. Duplikat najczęściej bierze się z tego, że ten sam dokument przyszedł mailem i pocztą, a wprowadzały go dwie osoby.
Próg wartości
Odchylenia poniżej pewnej kwoty można pominąć. Inaczej zgłoszeń będzie więcej, niż ktokolwiek jest w stanie przejrzeć.
To ten sam kompromis, który wraca w każdym obszarze. Ostrzejsza kontrola wyłapie więcej, ale zajmie czas księgowości, a zbyt wiele fałszywych alarmów kończy się tym, że zgłoszenia przestają być otwierane. Próg ustawia się więc pod dostępny czas ludzi, nie pod ambicję wychwycenia wszystkiego.
