Raport zbudowany raz działa do pierwszej zmiany w systemie źródłowym. Potem albo przestaje działać, albo — gorzej — pokazuje błędne liczby.
Zmiany w źródłach
Nowe pole, zmieniony słownik, inny sposób rejestrowania dokumentów. Każda z tych rzeczy potrafi po cichu zmienić wynik raportu.
Najgroźniejsze są zmiany w procesie, a nie w systemie. Nowy typ dokumentu wprowadzony przez dział handlowy, inny sposób oznaczania sprzedaży wewnętrznej, dodatkowy magazyn — nic z tego nie psuje raportu technicznie. Zestawienie działa dalej i po prostu pomija część rzeczywistości. Dlatego osoba odpowiedzialna za raporty powinna wiedzieć o zmianach w procesie, zanim wejdą w życie.
Kontrole spójności
Suma z raportu porównana z wartością z systemu źródłowego. Automatyczna, uruchamiana przy każdym odświeżeniu.
Do tego warto dołożyć kontrole prostsze: czy liczba dokumentów mieści się w spodziewanym zakresie, czy pojawiły się nowe wartości w słownikach, czy udział pozycji bez przypisania nie wzrósł. Powiązanie tych kontroli z jakością danych opisuje tekst o raportach a jakości danych.
Właściciel
Osoba odpowiedzialna merytorycznie za każdy raport. Bez niej nikt nie zauważy, że liczby przestały mieć sens.
Właściciel merytoryczny to ktoś inny niż osoba utrzymująca rozwiązanie technicznie. Ten pierwszy rozstrzyga, co znaczy wskaźnik i czy zmiana definicji jest uzasadniona. Ten drugi odpowiada za to, żeby wyliczenie działało. Połączenie obu ról w jednej osobie kończy się zwykle tym, że merytoryka schodzi na dalszy plan.
Rejestr zmian
Kiedy i co zmieniono w wyliczeniu. Przy pytaniu „dlaczego ta liczba jest inna niż w zeszłym miesiącu" to jedyne źródło odpowiedzi.
Rejestr nie musi być rozbudowany: data, opis zmiany, osoba, powód. Prowadzony w tym samym miejscu co definicje wskaźników, staje się naturalnym uzupełnieniem jednego źródła prawdy.
Zmiana definicji
Wymaga przeliczenia okresów wcześniejszych albo wyraźnego oznaczenia momentu zmiany. Inaczej porównania stają się bezużyteczne.
Oznaczenie momentu zmiany bywa lepsze niż przeliczanie wstecz, bo dane historyczne trafiły już do dokumentów i rozmów. Przeliczona wstecz wartość, inna niż ta, którą ktoś zapamiętał, budzi więcej wątpliwości, niż rozwiązuje.
Nowe potrzeby
Zbierane i realizowane partiami. Doraźne poprawki po każdej prośbie prowadzą do raportów, których nikt już nie rozumie.
Zbieranie próśb w jednym miejscu ma jeszcze jedną zaletę: część z nich okazuje się tym samym pytaniem zadanym inaczej, a część przestaje być aktualna, zanim dojdzie do realizacji.
Utrzymanie to także usuwanie
Praca po uruchomieniu obejmuje również wygaszanie zestawień, które przestały być potrzebne. Im dłuższa lista, tym więcej pozycji do sprawdzenia przy każdej zmianie w źródle — o czym mówi tekst o raportach, których nikt nie czyta.
