Zapas bezpieczeństwa jest ceną za niepewność. Im mniej wiemy o popycie i dostawach, tym więcej trzeba go trzymać.
Warto to postawić wprost, bo w wielu firmach zapas jest wynikiem przyzwyczajenia, a nie decyzji. Ktoś kiedyś ustalił, że trzymamy „na miesiąc", i tak zostało, niezależnie od tego, jak zmieniła się sprzedaż i jak zachowuje się dostawca.
Dwa źródła niepewności
Zmienność sprzedaży i zmienność czasu dostawy. Drugie bywa ważniejsze i częściej pomijane.
Mechanizm jest prosty: jeśli dostawa czasem trwa dwa razy dłużej, przez ten dodatkowy czas trzeba mieć z czego sprzedawać. Rzeczywisty rozrzut dostaw zwykle da się odtworzyć z danych, które firma już ma — z dat zamówień i dat przyjęć.
Poziom obsługi
Decyzja, jaki odsetek zapotrzebowania chcemy pokryć z zapasu. Dziewięćdziesiąt osiem procent kosztuje wielokrotnie więcej niż dziewięćdziesiąt.
To decyzja właściciela albo kierownictwa, nie analityka. Wymaga odpowiedzi na pytanie, ile kosztuje brak: czy klient poczeka, czy kupi gdzie indziej, czy odejdzie na stałe. Odpowiedź bywa różna dla różnych grup towarów i dla różnych odbiorców.
Różnicowanie
Wysoki poziom obsługi dla pozycji kluczowych, niższy dla marginalnych. Jednakowy zapas dla wszystkiego jest zawsze w jednym miejscu za duży, a w drugim za mały.
Podział warto oprzeć na dwóch rzeczach naraz: udziale w sprzedaży i przewidywalności. Pozycja ważna i przewidywalna wymaga niewielkiej rezerwy. Pozycja ważna i nieprzewidywalna — dużej. Pozycja nieistotna i nieprzewidywalna zwykle w ogóle nie powinna leżeć na magazynie.
Koszt zapasu
Zamrożone pieniądze, miejsce, ryzyko przeterminowania i przecen. Warto go policzyć, żeby rozmowa o poziomie obsługi miała drugą stronę.
Bez tej drugiej strony każda rozmowa kończy się tak samo — zapas rośnie, bo brak towaru jest widoczny od razu, a koszt nadmiaru rozkłada się po cichu na miesiące. Policzenie go raz zmienia charakter dyskusji.
Zapas a częstotliwość dostaw
Częstsze dostawy pozwalają utrzymywać mniejszy zapas. To alternatywa dla zwiększania rezerwy i często tańsza.
W wielu przypadkach rozmowa z dostawcą o krótszym cyklu daje więcej niż jakakolwiek poprawa metody liczenia. Tam, gdzie przewidzieć się nie da, elastyczność zastępuje dokładność.
Przegląd
Zapas ustalony raz przestaje odpowiadać rzeczywistości po roku. Przeliczenie co kwartał na podstawie świeżych danych.
Przy przeglądzie warto patrzeć na trzy rzeczy naraz: ile razy zabrakło, ile pieniędzy leży na magazynie i jak zachowuje się błąd prognozy. Rosnący błąd oznacza, że rezerwa powinna urosnąć, nawet jeśli sprzedaż się nie zmieniła.
Kiedy wystarczy prosta reguła
Przy niewielkiej liczbie pozycji o spokojnej sprzedaży rezerwa ustalona jako zapas na określoną liczbę dni działa dobrze i każdy ją rozumie. Wyliczanie jej z rozkładów ma sens dopiero wtedy, gdy pozycji są tysiące i różnią się między sobą na tyle, że jedna liczba przestaje pasować do czegokolwiek.
