Faktura wystawiona dwa tygodnie po wykonaniu to dwa tygodnie kredytu udzielonego klientowi za darmo.
Ze zlecenia do dokumentu
Czas, materiały i zakres przeniesione automatycznie. Przepisywanie z protokołu jest źródłem pomyłek i opóźnień. Żeby przeniesienie było możliwe, pozycje na zleceniu muszą odpowiadać pozycjom cennika — inaczej ktoś i tak będzie je tłumaczyć ręcznie. To ustalenie warto zrobić raz, na etapie porządkowania usług, a nie przy każdej fakturze.
Fakturowanie na miejscu
Przy usługach dla klientów indywidualnych zapłata następuje wtedy przy zakończeniu wizyty, a nie po drodze przez biuro, przypomnienie i przelew. Wymaga to dostępu do wystawiania dokumentów z aplikacji technika oraz jasnych zasad, kto może to robić i do jakiej kwoty.
Prace dodatkowe
Ujęte osobno, z odwołaniem do akceptacji klienta. Doliczone bez tego kończą się sporem. Na dokumencie powinna zostać widoczna ścieżka: pozycja z oferty, pozycja dodana w trakcie, wskazanie zgody. Klient, który widzi, na co się zgadzał, rzadziej wstrzymuje płatność całej faktury z powodu jednej pozycji.
Rozliczenia cykliczne
Abonamenty i umowy serwisowe fakturowane automatycznie. Powtarzalne i łatwe do przeoczenia. Przy większej liczbie umów serwisowych pomijana faktura zwykle nie zostaje wykryta, dopóki ktoś nie porówna listy umów z listą dokumentów. Automatyczne wystawianie w stałym dniu miesiąca usuwa ten problem u źródła.
Załączniki
Protokół i zdjęcia dołączone do faktury. Ogranicza pytania i przyspiesza płatność. Dla klienta instytucjonalnego to często warunek przekazania dokumentu do akceptacji — bez opisu wykonania faktura zatrzymuje się na biurku osoby, która nie była na miejscu. Materiał bierze się wprost z dokumentowania wykonania, więc nie wymaga osobnej pracy.
Miara
Średni czas od wykonania do wystawienia dokumentu. Skrócenie go poprawia płynność bez żadnych negocjacji z klientami i bez zmiany cennika. Warto liczyć go osobno dla klientów indywidualnych i firmowych, bo przyczyny opóźnień są w obu grupach inne.
Typowe wąskie gardła
Protokół, który wraca do biura po kilku dniach. Brak danych do faktury, bo nikt nie zapytał o dane nabywcy. Zlecenie zamknięte w systemie dopiero po zamknięciu miesiąca. Każde z tych opóźnień powstaje na końcu procesu, ale przyczynę ma na jego początku — w sposobie przyjmowania i zamykania zlecenia.
Czego nie automatyzować
Faktur dla klientów, z którymi trwa spór o zakres. Wysłanie dokumentu przed uzgodnieniem sprawy zwykle spór zaostrza. Podobnie z rozliczeniami nietypowymi, gdzie każde zlecenie ma inne ustalenia — tam automat wygeneruje więcej korekt niż oszczędności.
Co jest potrzebne po stronie firmy
Uporządkowany cennik usług, kompletne dane nabywców przy kartotekach klientów oraz zasada, że zlecenie zamyka się w dniu wykonania. Do tego jedna osoba odpowiedzialna za przegląd zleceń zamkniętych i niezafakturowanych. To zestawienie warto przeglądać w stałym rytmie, choćby raz w tygodniu — jest krótkie, a wychwytuje dokładnie te sprawy, które w innym razie przepadają.
